职业人士写电邮的15种礼仪

使用电子邮件沟通如今已是生活常态，据统计，美国在职人士平均用四分之一的工作时间收发电邮。尽管我们对按下“回复”键轻车熟路，但在职场顾问芭芭拉‧帕切特（Barbara Pachter）看来，很多职业人士还没掌握恰当写电邮的要领。

帕切特认为，因为日常阅读和编写的信息太多，我们很容易犯些尴尬的错误，给自己的事业带来严重后果。她在《商务礼仪要点》（The Essentials Of Business Etiquette）一书中概括了写电子邮件的基本礼仪，下面是最重要的一些原则。

1. 要有一个语言明确而直接的主题行。

这一原则可参考如下例子：“会议日期变更”，“关于您的报告的小问题”，“项目计划的反馈”。人们常常依据主题行来决定是否打开这封信，所以要让收件人知道来信说的是他们关心的、和工作有关的事情。

2. 使用职业化的电邮地址。

如果你为一家公司效力，应该使用公司域名的电邮地址来收发信件。如果你不是公司雇员，或只是偶尔用个人邮箱谈工作，注意这个邮箱地址或显示中应包含你的姓名，这样收件人才知道发件者是谁。最好避免幼稚的邮箱名，比如“babygirl@...”（小姑娘）或“beerlover@...”（爱啤酒）——不管生活中你多喜欢喝冰啤。

3. 选择“回复所有人”时要三思。

没有人想阅读和自己毫无关系的邮件。现如今，要忽略邮件是很难的，因为很多人都在智能手机上即时收信，或在电脑上设置弹出邮件信息。除非群组里的每个人都真的需要看这封回信，不然的话，不要选“回复所有人”。

4. 设计你的签名档。

让读者掌握你的一些信息，一般包括：你的全名，职位，公司名，邮政地址，电话号码。公开个人信息之余，最好别在签名档添加格言和艺术作品。签名区域的字体、字号、颜色都应和正文保持一致。

5. 使用正规的问候语。

避免用俚语或太口语化的表达如“嗨伙计们”。“Hey”“Yo”等词非常不正规，“Hi”或“Hello”都没有问题。称呼对方时也不要用缩略名，比如说，除非确信对方不介意被叫“Mike”，还是写其全名“Hi Michael,”为好。

6. 慎用感叹号。

慎用感叹号。(Nicolas Nova/flickr)

如果要有感叹号，只用在表达激动喜悦的地方。人们有时会忘乎所以而在句末点上一串惊叹号，在读者看来，这会显得很情绪化、不够成熟。

7.  开玩笑时要小心。

如果不配合语气语调和面部表情，电邮中的幽默很容易被对方误解。除非你对收件人够了解，最好别在信里开玩笑。再说，自己认为有趣的事，别人不一定觉得幽默。

帕切特说：“说出来很逗的话，写下来可能就不是那么回事了。如果拿不准就别写了。”

8. 了解不同文化背景的人表达习惯也不同。

不同文化背景的人之间很容易产生误会，特别是在看不到对方的肢体语言时。要根据对方的文化背景以及对他/她的了解来斟酌语句。

帕切特提醒：在高情境文化（High-context culture，如中国、日本和阿拉伯文化）中，人们在谈生意之前，希望先和对方熟络；因而在和他们打交道时，信可以写得个人化一些。相对来说，低情境文化（Low-context culture，如美国、德国和北欧文化）的人则喜欢开门见山、直奔主题。

9. 尽量回复邮件，即便对方发错了人。

要回复所有人的来信可能很难，但尽量这样做，其中包括错发给你的信，特别是写信人等待回复的信。回信不总是必要，但会显示出很好的礼仪，当发信人是同事或同行时更要这样。

比如可以这样写：“您一定很忙，但我想这封信可能是发错了，想知会您以免耽误事。”

10. 每封信写好后都要校读。

收件人一般不会忽略信中的错字，有可能因此对来信者产生某种印象。别太依赖“拼写检查”功能，因电脑的自动更正有时令人啼笑皆非。信发出去之前，应读几遍（读出声最好）。

11. 发信之前再填写收件人。

为了避免在写好信之前就误点发送键，这样做还是必要的。即便你是在回信，也最好先删掉回信地址。

12. 检查收件地址是否选对了。

选错收件人，会带来尴尬。(Andy Morales/Flickr)

由于收件人一行有根据通讯簿自动提示的功能，我们很容易选错收件人，给自己和错收信的人都带来尴尬。

13. 字体要选择典雅的。

紫色的Comic Sans字体或许有用场（比如派对广告），但商务信函应该选择传统的字体、颜色和字号。基本的考量是方便对方阅读。

通常来说，最好选10或12磅的字，西文字体最好选Arial、Calibri或Times New Roman。字的颜色用黑色最保险。（注：中文字体中，宋体即宋体最易辨识。）

14. 注意你的语调。

正如幽默会被误解，没有声音和表情的配合，语调也很容易被误读，尤其容易显得冒失。你的本意是直截了当，但对方的会意却是生硬突兀。为避免网际误会，帕切特也建议把要传送的讯息读出声来。“如果听起来语调苛刻，那么收件人的感觉也会如此。”

最好避开明确的负面用词，如“失败”“错误”“不用心”等；别忘记写“请”和“谢谢”。

15. 没有不透风的墙，下笔要三思。

作者最后提醒，所有电子讯息都会留下痕迹。基本的考量是其他人也会看到你传的电邮，所以，不要写那些不希望每个人都看到的信息——那些损己不利人的话语。终归，电邮太容易被转发了。为了不让自己后悔，写什么不写什么还是应该把握好。